Unternehmenseffizienz steigern
Ist Ihr Unternehmen effizient? Anders ausgedrückt: Ist es so aufgestellt, dass aus der Geschäftstätigkeit der grösstmögliche Gewinn gezogen wird? Unsere tägliche Arbeit mit vielfältigen Kunden bestätigt: effiziente Unternehmen sind keine Selbstläufer und sowohl wachsende als auch stagnierende Unternehmen müssen auf neue Anforderungen und Märkte reagieren, Methoden und Prozesse an aktuelle Erfordernisse anpassen. Für Firmen sind deshalb die permanente Überprüfung und Justierung ihrer Verfahren sowie Investitionen in profitable Abläufe überlebenswichtig.
Kleines Lexikon zur Effizienz
Effizientes Handeln bedeutet nicht, seine Angestellten Tag und Nacht durcharbeiten zu lassen. Es geht eher darum, in einem Unternehmen an den richtigen Stellschrauben zu drehen. Oft identifizieren wir für unsere Auftraggeber nur einzelne oder kleinere Massnahmen, die bereits einen grossen Effekt auf die Effizienz haben. Wichtiger Hinweis: Effizienz ist nicht gleich Effektivität.
- Effektivität: die richtigen Dinge tun.
Dabei spielt es keine Rolle, wie ein Ziel erreicht wird. Unabhängig von den gewählten Mitteln und den eingesetzten Kosten ist das möglichst vollständig erzielte Ergebnis massgeblich. - Effizienz: die Dinge richtig tun.
Hier geht es nicht nur darum, ein Ziel zu erreichen, sondern auch um das Wie. In den Fokus rückt das Verhältnis von Zielerreichung zu Kosten und Aufwand. Will man die Effizienz steigern, muss sich die Relation von Input und Output verbessern, indem entweder Ergebnisse optimiert oder die Investitionen in Zeit, Geld oder Personal gesenkt werden. Besonders effizient arbeitet also, wer ein Ziel in kurzer Zeit mit möglichst geringem Einsatz von Ressourcen realisiert. - KVP: kontinuierlicher Verbesserungsprozess
Die drei Buchstaben umschreiben den Ansatz, mit kleinen, aber feinen, stetigen Verbesserungen bei der Produkt- oder Prozessqualität die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens zu stärken. Die Automobilindustrie ist KVP-Vorreiter und mittlerweile Vorbild für viele andere Branchen.
Wann ist ein Unternehmen effizient?
Für die Beurteilung der Effizienz eines Unternehmens legen wir bei deana & partner höchst individuelle Massstäbe an. Der eine Betrieb sollte Durchlaufzeiten steigern, der andere den Gewinn pro Mitarbeiter, der nächste die Produktqualität erhöhen oder den Materialeinsatz senken. Jeder, so der dringende Rat unserer Experten, muss die Effizienz aber dauerhaft im Auge behalten. Hat man gestern noch effizient produziert, hinkt man wegen veränderter Rahmenbedingungen heute vielleicht schon hinterher. Wer als Betrieb erfolgreich bleiben möchte, muss also dranbleiben, stetig nach Synergieeffekten und innovativen Lösungen suchen und dabei die Kosten- / Nutzenanalyse von Optimierungen im Auge behalten. Jeder einzelne Mitarbeiter, so unsere Überzeugung, kann als kleinste Einheit eines Unternehmens enorm dazu beitragen, die Effizienz zu steigern. Zum Beispiel, indem er für ungestörte Arbeitsphasen sorgt und sich nicht durch das ständige „Pling“ des elektronischen Postkastens unterbrechen lässt. Wir empfehlen feste Zeiten für das Bearbeiten von E-Mails, das Priorisieren von Aufgaben, das Delegieren von To-Dos an die richtige Stelle, das gewissenhafte Führen einer Aufgaben- und Ideenliste sowie eines Terminkalenders. Damit der Kopf frei für Wichtiges ist, plädieren unsere Coaches für aufgeräumte Schreibtische und digitale Ablageplätze mit Übersicht. Um Arbeitsabläufe in einem Team effizienter zu gestalten, konzentrieren wir uns in unseren Trainings besonders auf die Kommunikation. Erst wenn jeder einzelne Beteiligte Aufgaben, Ziele oder Reformen versteht, vermag ein Team als Ganzes zu funktionieren. Meist kann die Aufgabenteilung innerhalb einer Gruppe verbessert werden. Arbeitsabläufe profitieren nach unserer Erfahrung ausserdem von allgemein akzeptierten Spielregeln sowie einer Netiquette für E-Mail-Verkehr und Teams-Besprechungen. Effiziente Teamworker sind zudem stets offen für Feedback und Neues, begrüssen den frischen Blick eines neuen Kollegen oder den überraschenden Verbesserungsvorschlag des Praktikanten.
Mehr zu Teamentwicklung erfahren:
https://www.deana-partner.ch/effizienzsteigerung/#teambildung
Betriebliche Effizienz durch digitalen Wandel
Die Digitalisierung birgt enorme Chancen, die Effizienz eines Unternehmens zu pushen. Allerdings stellen wir zuvor gerne alle betrieblichen Prozesse auf den Prüfstand. Denn schlechte Prozesse werden durch wildes Drauflosdigitalisieren nicht besser! Mittels Programme für ERP (Enterprise-Resource-Planning) oder CRM (Customer-Relationship-Management) lassen sich Ressourcen wie Personal, Kapital, Betriebsmittel, Material oder Kommunikationstechnik zeitnah, bedarfsgerecht und mit Übersicht planen, steuern und verwalten. Komplizierte Betriebsabläufe und Verwaltungsvorgänge in den Bereichen Produktion und Vertrieb, Lager und Logistik, Finanz- und Rechnungswesen, Human Ressources, Projektmanagement, Controlling, Marketing oder Kundenbetreuung sind durch automatisierte Abläufe einfacher und schneller abzuwickeln. Der digitale Wandel schafft Raum und Zeit für die sinnvolle Nutzung von Unternehmensressourcen, verbessert die Kommunikationsmöglichkeiten und erlaubt flexibleres und rascheres Reagieren auf Veränderungen am Markt. Nicht nur die Produktion, auch Verwaltungs- und Kommunikationsprozesse profitieren von digitaler Technik. Sei es durch die digitale Belegaufbewahrung in der Buchhaltung, den E-Austausch mit Behörden oder das Digital Recruiting der Personalabteilung.
Kaizen: Tipps zur Effizienzsteigerung aus Japan
In Büros und an Produktionsstrassen setzt sich derzeit das Kaizen als beliebte Methode zur Effizienzsteigerung durch. Das japanische Wort beinhaltet die Silben „Kai“ für „Veränderung“ und „Zen“ für „zum Besseren“. Dabei geht es nicht um einen grossen Innovationssprung, sondern die eher behutsame, schrittweise Optimierung von Produkten und Prozessen. Arbeitsweisen und Fertigungsschritte sollen nach dem Kaizen-Prinzip kontinuierlich und eigenständig von Mitarbeitern und Teams betrachtet, hinterfragt und verbessert werden. Organisationen können sich zum Beispiel straffen, indem ihre Angehörigen transparenter und häufiger kommunizieren. Oder sie sparen Zeit und bares Geld, weil sie Kompetenzüberschneidungen und damit verbundene Umwege vermeiden. Um das Kaizen als erfolgreiche Massnahme zur Effizienzsteigerung im Unternehmen zu implementieren, braucht es Expertise und Know-how, die wir gerne zur Verfügung stellen.
Mit Scrum zu mehr Effizienz im Unternehmen
Auch das Scrum-Verfahren ist darauf ausgelegt, komplexe Prozesse effizienter zu gestalten. Das Rahmenwerk mit festgelegten Rollen, Aktivitäten, Instrumenten und Zeitabschnitten liefert Struktur und klar definierte Arbeitsabläufe und hilft Betrieben, sich rasch auf Veränderungen am Markt und auf neue Kundenwünsche einzustellen sowie Updates, Releases und komplexe Herausforderungen einfacher umzusetzen. Gearbeitet wird in kleinen, hochspezialisierten, interdisziplinären und selbstbestimmten Gruppen, die von Teamleitern geführt werden und sich bei Bedarf gegenseitig unterstützen. Dem Ziel nähern sich die Team-Mitglieder erfahrungsbasiert, in Teilschritten und mit wiederkehrenden Kontrollen. Das Verfahren ist eine sehr agile Form der Zusammenarbeit, ermöglicht schnelle und flexible Lösungen und fordert sich wiederholende Überprüfungs- und Verbesserungsschleifen. Fehler lassen sich zeitnah entdecken und korrigieren. Damit die Scrum-Arbeitsweise erfolgreich im Unternehmen etabliert werden kann, ist ein professionelles Coaching für die Mitarbeiter unbedingt erforderlich.
Effizienzsteigerung durch motiviertes Personal
Gute Arbeitskräfte sind kostbar, zunehmend rar und für die Effizienz eines Unternehmens unabdingbar. Wir können die Chefetagen deshalb nicht oft genug dazu ermuntern, ihre Arbeitsleistung wertzuschätzen – nicht zuletzt mit einer adäquaten Entlohnung und erfolgsabhängigen Prämien. Ausserdem raten wir Arbeitgebern, den Mitarbeitern zu vertrauen, indem sie ihnen flexible Arbeitszeiten oder Homeoffice zugestehen. Eine Win-win-Situation schaffen Führungskräfte auch mit dem Angebot für Fort- und Weiterbildungen, die Mitarbeiter wie Unternehmen voranbringen. Nicht zuletzt trägt eine transparente, ehrliche Kommunikation zur Zufriedenheit im Betrieb bei. Wer über seine Aufgaben genau Bescheid weiss, mit Verbesserungsvorschlägen zum Firmenerfolg beitragen darf, für Leistung Lob erhält und auch bei Problemen auf Gehör stösst, kommt gerne und leistungsbereit zur Arbeit.
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